Dicas de Organização para Eventos Corporativos

Só quem é responsável pela organização de eventos sabe que o sucesso depende da atenção aos detalhes e do apoio dos profissionais envolvidos. Sabendo disso, elaboramos uma lista com os elementos básicos para garantir que nada passe despercebido e que os participantes saiam satisfeitos. Tomamos como cenário um evento de pequeno a médio porte, de caráter corporativo, visto que cada tipo de evento demanda serviços específicos.  Planejar com antecedência, garantir as reservas de sala, equipamentos e apartamentos, em caso de Evento realizado em Hotéis, é essencial para que o evento transcorra sem grandes problemas.

1) O primeiro passo é definir o tema central do evento e seus objetivos principais.
2) Defina o conteúdo programático, e com isso, o tempo necessário. Cuide para que os horários sejam cumpridos e analise a necessidade de intervalos entre as apresentações.
3) Faça estimativas de custos e verifique a disponibilidade de verba.
4) Defina a data do evento, certificando-se de que não entrará em conflito com outras atividades.
5) Verifique quais departamentos poderão ser envolvidos na organização e antecipe solicitações com prazos definidos.
6) Preocupe-se com os materiais gráficos: banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros.
7) Faça uma lista dos equipamentos necessários: microfones, projetores, computadores, flip- chart, tela, impressora, TV, DVD, etc.
8) Faça convites e, se possível, especifique a programação completa do evento e traje adequado, quando houver necessidade.
9) Dentre os participantes que virão de longa distância, cuide da hospedagem próximo ao local do evento e sua locomoção.
10) Escolha o tipo de acomodação de mesas e cadeiras considerando o número de participantes e o tipo de evento.
11) Cuide dos bastidores: verifique se é necessário recepcionistas, operadores de vídeo, som, luz e foto.
12) Defina o tipo de alimentação: considere sempre ter água e café à disposição em qualquer horário, e além disso, café da manhã, almoço, jantar, ou apenas intervalos curtos com coffee break.
13) Defina o tipo de decoração.
14) Dê instruções detalhadas a todos os fornecedores e tenha em mente que imprevistos poderão ocorrer.
15) Faça uma pesquisa entre os convidados a fim de conhecer seu grau de satisfação.
16) Emita um relatório considerando todos os indicadores para concluir se os objetivos foram alcançados e qual foi o desempenho da equipe.

17) E não deixe de pensar com muito profissionalismo ao contratar um Mestre de Cerimônias, pois um mau profissional, pode acabar com todo o trabalho que tivemos ao elaborar nosso Evento.